Avere troppe email non è un problema nuovo. Già nel 2002 c’era chi fantasticava di annunciare semplicemente la bancarotta1, ovvero mandare la stessa risposta automatica a migliaia di email.

Grazie del messaggio. Purtroppo le mie email non lette sono diventate troppe da processare e molte di loro ormai saranno obsolete. Non risponderò più a nessuno dei messaggi attuali. Se hai bisogno di contattarmi, scrivimi di nuovo.2

Non bisogna arrivare a misure così drastiche per sentirsi meglio. Se hai così tante email da sapere che a molte non risponderai mai, accetta che forse non erano così importanti. Prendi tutte le email più vecchie di 2 settimane, e archiviale senza guardarle più. Ripeti il processo periodicamente, sentiti libera di archiviare ogni volta che ti sembra di perdere il controllo. Ogni email che viene ignorata abbastanza a lungo senza conseguenze, probabilmente non era abbastanza importante.

Se ritieni che nella pila di email ci siano dei messaggi troppo importanti per sentirti a tuo agio, ci sono misure intermedie prima della bancarotta.

Per esempio, Merlin Mann ha consigliato di creare una cosiddetta “zona demilitarizzata”3. Invece di archiviare direttamente, sposti tutte le email in una cartella apposta. Questa è la tua zona demilitarizzata da dove nessuna vecchia email può attaccarti. Ora puoi ricominciare da zero a mantenere la tua posta in arrivo ordinata senza il peso delle vecchie email.

Se e quando ti sentirai pronta di processare la zona, potrai farlo con calma e senza sensi di colpa. Dubito che tale giorno arriverà, ma solo tu puoi decidere quale è il processo giusto per te. Non ti giudicherò qualsiasi soluzione tu decida di usare. Solo tu puoi decidere come essere libera dalle email, e sarò felice per te qualunque sia la tua soluzione.

Note

  1. Nel 2004 c’è chi l’ha fatto per davvero. 2004-07-06 Wired - Call It the Dead E-Mail Office ↩

  2. “Thank you for your message. Unfortunately, my unread mail has become too numerous for me to process and much of it may by now be out of date. I will not be replying to any of my current messages. If you still need to contact me, please send a new message.’’, 2002-02-14 New York Times - ESSAY; In Lost E-Mail, a Dividend ↩

  3. 2006-01-04 43 Folders- Fresh Start The Email DMZ ↩